導(dǎo)讀新入職的辦公室人員，你知道怎么做好接待工作嗎？接待工作是機(jī)關(guān)社會(huì)交往活動(dòng)中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，能夠集中反映一個(gè)單位的整體形象，對(duì)于推動(dòng)工作開(kāi)展具有十分重....

新入職的辦公室人員，你知道怎么做好接待工作嗎？

接待工作是機(jī)關(guān)社會(huì)交往活動(dòng)中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，能夠集中反映一個(gè)單位的整體形象，對(duì)于推動(dòng)工作開(kāi)展具有十分重要的作用。接待工作也是各級(jí)機(jī)關(guān)的一項(xiàng)常規(guī)性工作，是機(jī)關(guān)干部日常工作的組成部分。機(jī)關(guān)干部作為領(lǐng)導(dǎo)的助手，不可避免地要參與或負(fù)責(zé)接待工作的組織與協(xié)調(diào)。一般來(lái)講，接待工作要做到：高度重視、統(tǒng)籌安排、體現(xiàn)尊重、客人滿(mǎn)意。

一、認(rèn)真準(zhǔn)備，心中有數(shù)

充分、詳盡、周全的準(zhǔn)備是做好接待工作的重要前提,準(zhǔn)備工作充分不充分直接影響到接待工作的效果。具體包含以下4個(gè)方面：

（一）了解來(lái)賓情況。做好接待工作，首先要了解來(lái)賓的有關(guān)情況，包括來(lái)賓的人員組成、姓名、職務(wù)、性別、民族、生活習(xí)慣、來(lái)的目的要求，路線和交通工具，到達(dá)和離開(kāi)時(shí)間等。這里需要注意的是，來(lái)人的姓名一定要搞清楚，如果不問(wèn)清楚，很容易出現(xiàn)同音字的錯(cuò)誤。比如，對(duì)方姓“章”容易誤成“張”，對(duì)方姓“陽(yáng)”容易誤成“楊”，對(duì)方姓“符”誤成“付”，電話聯(lián)系的時(shí)候，一定要問(wèn)清楚。

(二)確定接待規(guī)格。接待規(guī)格是準(zhǔn)備工作中的重要環(huán)節(jié)。請(qǐng)哪些領(lǐng)導(dǎo)迎接、陪同、接待，采取哪種規(guī)格接待，需要慎重確定。規(guī)格不當(dāng)，直接關(guān)系到接待效果。規(guī)格過(guò)高，牽扯領(lǐng)導(dǎo)精力，影響日常工作；規(guī)格過(guò)低，影響相互之間的關(guān)系。我們最常用的是對(duì)等接待。但對(duì)上級(jí)工作組，一般應(yīng)提高一個(gè)規(guī)格搞接待，以示對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的尊重，也能更好地開(kāi)展工作。

（三）擬制接待方案。凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢。每項(xiàng)活動(dòng)如果沒(méi)有一個(gè)好的計(jì)劃，勢(shì)必顧此失彼，搞得一團(tuán)糟。接待方案經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批確定后，就是整個(gè)接待工作的“靈魂”和基本遵循，接待工作都要圍繞方案來(lái)展開(kāi)。方案包含以下11個(gè)要素：

（1）接待時(shí)間。要寫(xiě)清每項(xiàng)接待事務(wù)的起止時(shí)間，日期要寫(xiě)完整，時(shí)間要盡可能精確，最好精確到幾點(diǎn)幾分。（2）接待對(duì)象。要寫(xiě)清每位來(lái)賓的姓名、性別、職務(wù)、工作單位，以便于確定接待規(guī)格，安排對(duì)口接待等事宜。（3）接待地點(diǎn)。每一項(xiàng)活動(dòng)在哪里開(kāi)展要一一寫(xiě)清楚。（4）明確事項(xiàng)。要明確客人來(lái)干什么，指定要做哪些事項(xiàng)，在安排做好來(lái)賓指定事項(xiàng)的基礎(chǔ)上，還要結(jié)合自身實(shí)際安排哪些活動(dòng)、做什么事，每項(xiàng)活動(dòng)由誰(shuí)來(lái)牽頭組織等。（5）食宿安排。要本著有利于開(kāi)展工作，照顧來(lái)賓生活習(xí)慣的原則，落實(shí)好食宿事宜。（6）通訊聯(lián)絡(luò)。要確定專(zhuān)人負(fù)責(zé)通訊聯(lián)絡(luò)及調(diào)度工作。出現(xiàn)意外情況，要及時(shí)組織協(xié)調(diào)。（7）材料準(zhǔn)備。材料組要明確需要哪些材料。材料以誰(shuí)的名義寫(xiě)，寫(xiě)何時(shí)以來(lái)的事，由何人撰寫(xiě)，印發(fā)多少份，何時(shí)完成，哪位領(lǐng)導(dǎo)致詞等等都要寫(xiě)清楚。（8）車(chē)輛安排。要安排合適的車(chē)輛接送，要請(qǐng)合適的領(lǐng)導(dǎo)去合適的地點(diǎn)迎接。（9）會(huì)務(wù)安排。安排誰(shuí)主持會(huì)議，誰(shuí)匯報(bào)，誰(shuí)發(fā)言，誰(shuí)排定座次，誰(shuí)負(fù)責(zé)安排掛橫幅之類(lèi)事宜及掛什么樣的橫幅標(biāo)語(yǔ)等等，要一一寫(xiě)明白。由于接待工作活動(dòng)多種多樣,接待方案也要因人因事而異，并不是每一個(gè)接待方案都要具備以上內(nèi)容，要根據(jù)具體工作需要來(lái)刪減。（10）宣傳報(bào)道。要寫(xiě)清在哪些地方懸掛什么橫幅，張貼什么標(biāo)語(yǔ)，宣傳什么內(nèi)容，氛圍營(yíng)造怎么展開(kāi)，新聞稿件由誰(shuí)把關(guān)等等。

（四）分工抓好準(zhǔn)備。接待方案確定后，一般由業(yè)務(wù)部門(mén)牽頭召開(kāi)一次協(xié)調(diào)會(huì)，明確相關(guān)事宜，然后按照分工，分頭行動(dòng)，各自準(zhǔn)備。主要有8個(gè)方面：（1）資料打印。包括匯報(bào)材料、日程安排、住房安排、名簽、桌簽、參觀點(diǎn)的情況介紹等資料。（2）準(zhǔn)備客房。檢查房間設(shè)施；更新床上用品；檢查客房?jī)?nèi)水、電、冷暖設(shè)備的有效控制；祛除房間異味；保證電話暢通，并根據(jù)要求設(shè)置好領(lǐng)導(dǎo)房間電話；電視頻道按序調(diào)好；領(lǐng)導(dǎo)房間擺放食品、報(bào)紙、洗漱用品、紙筆文具等。（3）準(zhǔn)備就餐場(chǎng)地。檢查餐廳設(shè)施；核準(zhǔn)就餐人數(shù)、方式、標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間；搞好室內(nèi)衛(wèi)生和餐具衛(wèi)生，保證室內(nèi)空氣清新、流暢；酒水、飲料、水果、小食品等各種物資保障齊全、及時(shí)供應(yīng)。（4）環(huán)境布置。修理花草；布置室外環(huán)境；清洗、檢修路燈；搞好安全防范。這些根據(jù)實(shí)際情況確定，有些時(shí)候并不需要。（5）制定菜譜。要通過(guò)秘書(shū)或者身邊工作人員，了解來(lái)賓最高領(lǐng)導(dǎo)飲食習(xí)慣，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的愛(ài)好制定菜譜，并注意營(yíng)養(yǎng)與口味搭配，體現(xiàn)當(dāng)?shù)靥厣?strong>（6）接站（接機(jī)）銜接。了解出發(fā)及抵達(dá)時(shí)間、位置；安排好接站事宜，布置接站現(xiàn)場(chǎng)；安排有關(guān)人員準(zhǔn)備接站事宜并及時(shí)通報(bào)情況；有的需要提前踩點(diǎn),熟悉路線路況和行車(chē)時(shí)間，并備有預(yù)案。這里需要注意的是，一定要有時(shí)間提前量，堅(jiān)決不能出現(xiàn)來(lái)賓到了、接站的人還沒(méi)有到的情況。（7）了解領(lǐng)導(dǎo)生活習(xí)慣。掌握其基本情況；盡可能了解其住房、飲食、乘車(chē)、衛(wèi)生保健、起居、文娛活動(dòng)等習(xí)慣。（8）檢查落實(shí)。在客人來(lái)之前，組織有關(guān)部門(mén)對(duì)準(zhǔn)備情況進(jìn)行聯(lián)合檢查或分頭檢查，不到位的地方抓緊準(zhǔn)備。需要注意的是，此時(shí)還要再與對(duì)方通聯(lián)一次，確定對(duì)方來(lái)的人員有沒(méi)有變化。若有變化，立即調(diào)整。也要再檢查下座簽名字、材料頁(yè)序等有沒(méi)有錯(cuò)誤。

二、安排布置，滴水不漏

在確定來(lái)客的目的和流程后，根據(jù)掌握的人員信息，就要著手安排接待工作，有10件具體事。

（一）迎接客人。根據(jù)對(duì)方乘坐的交通工具安排迎接路線和車(chē)輛，根據(jù)對(duì)方乘坐的車(chē)次、航班或者自駕車(chē)輛及到站時(shí)間提前半小時(shí)到站臺(tái)、機(jī)場(chǎng)、高速路口等候即可。根據(jù)提前收集的人員信息，安排與來(lái)客身份、職務(wù)相當(dāng)?shù)娜藛T進(jìn)行接站，按照尊重原則，一般要求與對(duì)方級(jí)別對(duì)等或者稍微高一級(jí)的人員現(xiàn)場(chǎng)接站為最好。若因某種原因，相應(yīng)身份的主人不能前往，前去迎接的主人應(yīng)向客人作出禮貌的解釋。接站時(shí)要清理好行李件數(shù)，防損防碎，并整理到位。

（二）引導(dǎo)入住。將客人引領(lǐng)到房間后，不要立即離去，應(yīng)陪客人稍作停留，熱情交談，談話內(nèi)容要讓客人感到滿(mǎn)意。要將活動(dòng)的計(jì)劃、安排交給客人，并把準(zhǔn)備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。如果客人對(duì)活動(dòng)流程有自己的意見(jiàn)，可以根據(jù)客人需要進(jìn)行調(diào)整。安排流程要順暢。接待客人時(shí)，盡量避免開(kāi)放式的問(wèn)題，因?yàn)殚_(kāi)放式問(wèn)題會(huì)給客人無(wú)限選擇，最好采用封閉式問(wèn)題，給出所有選擇，讓客人從中挑。考慮到客人一路旅途勞累，我們不宜久留，讓客人早些休息。分手時(shí)將下次聯(lián)系的時(shí)間、地點(diǎn)、方式或者是就餐的時(shí)間、地點(diǎn)等告訴客人。

（三）隨行陪同。負(fù)責(zé)接待的有關(guān)聯(lián)絡(luò)、協(xié)調(diào)工作；做好突發(fā)事件的現(xiàn)場(chǎng)處理。為他人作介紹時(shí)必須遵守“尊者優(yōu)先”的規(guī)則。一般來(lái)講，介紹順序?yàn)椋喊涯贻p者介紹給年長(zhǎng)者；把職務(wù)低者介紹給職務(wù)高者；如果雙方年齡、職務(wù)相當(dāng)，則把男士介紹給女士；把家人介紹給同事、朋友；把未婚者介紹給已婚者；把后來(lái)者介紹給先到者。

（四）參加匯報(bào)。匯報(bào)或介紹情況，要堅(jiān)持內(nèi)外有別的原則。向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，要遵照領(lǐng)導(dǎo)的要求，有重點(diǎn)地匯報(bào)。向群眾團(tuán)體匯報(bào)或介紹情況，內(nèi)容通常依需要而定，一般情況下應(yīng)當(dāng)從略。

（五）視察參觀。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要視察單位，應(yīng)事先安排好交通工具，做好沿途警衛(wèi)工作。視察單位既可由領(lǐng)導(dǎo)親自確定，也可由接待人員同領(lǐng)導(dǎo)的隨行人員共同商定。被視察單位一旦確定，要及時(shí)通報(bào)單位并作好準(zhǔn)備。地方有關(guān)單位或群眾團(tuán)體要求參觀單位等，需請(qǐng)示報(bào)批，待批準(zhǔn)后再組織實(shí)施。我們上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參觀洛陽(yáng)地方景點(diǎn)，雖然是工作之余的放松活動(dòng)，但也是比較繁瑣的，需要認(rèn)真籌劃，片密組織。我總結(jié)保障領(lǐng)導(dǎo)參觀至少有6個(gè)步驟：（1）確定參觀行程。參觀哪些景點(diǎn)，安排在什么時(shí)間，先看哪個(gè)點(diǎn)再看哪個(gè)點(diǎn)，走什么路線，都是有講究的。我感覺(jué)有5個(gè)基本的根據(jù)：一是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意圖。領(lǐng)導(dǎo)提出要看哪個(gè)景點(diǎn)就看哪個(gè)景點(diǎn)，領(lǐng)導(dǎo)指示不看哪個(gè)景點(diǎn)就不看哪個(gè)景點(diǎn)，其它沒(méi)有明確的景點(diǎn)，可以根據(jù)時(shí)間、路線等實(shí)際情況向領(lǐng)導(dǎo)提出建議。二是根據(jù)景點(diǎn)方向。在一個(gè)方向上，就同時(shí)參觀。三是根據(jù)景點(diǎn)遠(yuǎn)近。原則上同方向的，要按照先看近的再看遠(yuǎn)的，這樣就避免了走回頭路看回頭點(diǎn)。四是根據(jù)天氣情況。要看天氣預(yù)報(bào)，如果是今天下午和明天上午兩個(gè)半天時(shí)間參觀，今天下午是雨天，明天上午是晴天，就可以安排今天下午看室內(nèi)景點(diǎn)，安排明天上午看室外景點(diǎn)。五是根據(jù)開(kāi)館時(shí)間。有的景點(diǎn)是上午7點(diǎn)半開(kāi)放，有的景點(diǎn)是上午8點(diǎn)半開(kāi)放，有的景點(diǎn)是9點(diǎn)開(kāi)放，各個(gè)景點(diǎn)不一樣，冬季和其他季度也不一樣，這個(gè)時(shí)候出發(fā)時(shí)間要掌握好，先去哪個(gè)館，再去哪個(gè)館。（2）聯(lián)系協(xié)調(diào)景點(diǎn)。提前一天與各個(gè)景點(diǎn)聯(lián)系，通報(bào)參觀時(shí)間，預(yù)約講解員，確定免票事宜。（3）提前批車(chē)備車(chē)。行程定下后，要提前批車(chē)，人少時(shí)可以批小車(chē)，人多時(shí)可以批中巴車(chē)。參觀出發(fā)前，要安排車(chē)輛提前20分鐘到招待所前等候，這個(gè)時(shí)間要備好開(kāi)水、礦泉水、抽紙等，陰雨天要備雨傘。同時(shí)，照相人員也要提前到位等候，跟車(chē)一起出發(fā)。陪同人員要記住司機(jī)電話，以備中間調(diào)車(chē)。（4）先導(dǎo)人員先走。重要領(lǐng)導(dǎo)參觀，要安排先導(dǎo)人員，先導(dǎo)人員要提前出發(fā)。主要是到位后，請(qǐng)講解員準(zhǔn)備好，與景區(qū)大門(mén)確認(rèn)一會(huì)領(lǐng)導(dǎo)到了要直接進(jìn)去，先導(dǎo)車(chē)要停在隱蔽處，既避免地方人員拍照，也不要讓領(lǐng)導(dǎo)看到。（5）參觀景區(qū)館區(qū)。保障領(lǐng)導(dǎo)參觀景點(diǎn)，中間要做好7件具體事：一是領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入景點(diǎn)后，先導(dǎo)人員要立即去下一個(gè)景點(diǎn)等候，做同樣的準(zhǔn)備事項(xiàng)。二是照相人員要提醒領(lǐng)導(dǎo)拍照留念。行程及時(shí)間，抽空私下和講解員交待掌握多長(zhǎng)時(shí)間,就適當(dāng)講少點(diǎn)、走快些，時(shí)間充足時(shí)就適當(dāng)講多點(diǎn)、以“不誤下個(gè)景點(diǎn)、不誤中晚餐”為原則，即使誤餐盡量掌握在10分鐘以?xún)?nèi)，誤餐10分鐘以上，在家等的領(lǐng)導(dǎo)就該著急了。四是爬坡登梯下坡時(shí)，要適時(shí)挽扶領(lǐng)導(dǎo)、老人和小孩，以防摔傷、碰傷、擦傷。五是陪同人員最好帶個(gè)包，里面放上抽紙（保障去衛(wèi)生間）、一定數(shù)量現(xiàn)金（景區(qū)內(nèi)買(mǎi)紀(jì)念品）、擦眼鏡布等。六是行程中間，到衛(wèi)生間處時(shí)，要提醒領(lǐng)導(dǎo)附近有衛(wèi)生間,看是否需要去衛(wèi)生間。七是參觀將要結(jié)束時(shí)，要及時(shí)聯(lián)系司機(jī)，調(diào)整車(chē)輛到門(mén)口，避免領(lǐng)導(dǎo)出了景區(qū)門(mén)口，而車(chē)還沒(méi)有到，讓領(lǐng)導(dǎo)在那里等。（6）帶車(chē)返回。半天參觀活動(dòng)結(jié)束后，與在家負(fù)責(zé)的同志通報(bào)下，使在家的同志掌握領(lǐng)導(dǎo)的行動(dòng)。整個(gè)參觀活動(dòng)，還有一個(gè)需要注意的地方，就是我們陪同保障人員要了解當(dāng)?shù)氐幕練v史、各個(gè)景點(diǎn)的基本常識(shí)。防止領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)起來(lái)，自己一問(wèn)三不知。我認(rèn)為，整個(gè)參觀活動(dòng)最終要達(dá)到的效果是4句話：下車(chē)進(jìn)門(mén)參觀、出門(mén)上車(chē)離開(kāi)、中間講解到位、領(lǐng)導(dǎo)問(wèn)時(shí)有答。避免出現(xiàn)的3個(gè)情況是：到景點(diǎn)門(mén)口了，還沒(méi)協(xié)調(diào)好，讓領(lǐng)導(dǎo)等；出景區(qū)門(mén)口了，車(chē)還沒(méi)到位，又讓領(lǐng)導(dǎo)等;中間領(lǐng)導(dǎo)提出問(wèn)題，自己一問(wèn)三不知。兩方面的情況綜合起來(lái),簡(jiǎn)要講就是要實(shí)現(xiàn)“流暢、高興、安全”6字目標(biāo)。’

（六）聽(tīng)取指示。通常情況下，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)檢查、視察部隊(duì)將要結(jié)束時(shí)，都要對(duì)所視察單位的工作作指示。機(jī)關(guān)人員應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)隨員要求，提前安排好會(huì)場(chǎng)，及時(shí)通知到會(huì)人員，認(rèn)真作好記錄。必要時(shí)，還應(yīng)及時(shí)將領(lǐng)導(dǎo)指示精神綜合整理，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審閱后傳達(dá)到所屬單位。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)，原則上要隨時(shí)備好錄音筆，領(lǐng)導(dǎo)作指示的時(shí)候及時(shí)錄音記錄，有時(shí)候可能用不上，但要抱著會(huì)用的思想去準(zhǔn)備。

（七）安排宴請(qǐng)。我們機(jī)關(guān)干部要掌握宴請(qǐng)人數(shù)、時(shí)間等要素，并提前通知招待所，提前報(bào)告陪餐領(lǐng)導(dǎo)；接待人員提前到宴會(huì)廳準(zhǔn)備相關(guān)事宜，人多時(shí)還要正確擺放名簽；主動(dòng)引導(dǎo)客人入席、離席；掌握上菜節(jié)奏等。要想做到恰逢其時(shí)，就需要準(zhǔn)確判斷用餐節(jié)奏。還有一點(diǎn)需要注意的是，工作和保障人員的那桌飯菜不要忽視，質(zhì)量可以不那么高，但數(shù)量一定要足夠。

（八）送站銜接。與接站銜接程序一樣，掌握客人離開(kāi)時(shí)間、車(chē)次、航班等相關(guān)信息，通知送站領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員做好送站準(zhǔn)備，提前派人辦理相關(guān)手續(xù)。需要注意的是，一定要淸點(diǎn)看管好行李，一定要提醒帶好機(jī)票、火車(chē)票、證件等。

（九）歡送客人。來(lái)賓走時(shí)，大體可按迎接時(shí)的規(guī)格為之送行。需要為來(lái)賓預(yù)訂車(chē)票、機(jī)票的，要預(yù)先訂好。送行車(chē)輛提前半小時(shí)到達(dá)指定位置；通知有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在住地列隊(duì)歡送。保障服務(wù)人員要幫助來(lái)賓搬箱子等大件行李，并查看房間有無(wú)遺忘東西。

（十）搞好總結(jié)。主要有4件事：（1）清理房間。工作組離開(kāi)后，要迅速再檢查一次房間，如有遺忘物品，及時(shí)聯(lián)系有關(guān)人員送至本人。如有涉密材料，及時(shí)按保密規(guī)定辦理。（2）對(duì)單結(jié)帳。每批任務(wù)完成后，及時(shí)統(tǒng)計(jì)各種費(fèi)用；由會(huì)務(wù)主辦人員匯總，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審核結(jié)帳。（3）總結(jié)工作。每次接待任務(wù)完成后,有關(guān)部門(mén)或科室要及時(shí)進(jìn)行小結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，整理資料；查找存在問(wèn)題，制定改進(jìn)措施。（4）資料歸檔。收集所有文字（接待計(jì)劃、工作手冊(cè)、重要講話、題詞等）、音像資料，分門(mén)別類(lèi)，整理成冊(cè)，歸檔保存。

需要注意的是，很多事是動(dòng)態(tài)變化的，盡管準(zhǔn)備工作很周到，但難免會(huì)出現(xiàn)不到之處，遇有臨時(shí)變化的情況要及時(shí)請(qǐng)示，按照領(lǐng)導(dǎo)意圖及時(shí)作出調(diào)整。

三、關(guān)注細(xì)節(jié)，注重禮儀

在接待工作過(guò)程中，要注意每個(gè)細(xì)節(jié)，尤其是在座次、引導(dǎo)、介紹、座談等環(huán)節(jié)容易被忽略的行為細(xì)節(jié)。

（一）座次禮儀。講究順序。小轎車(chē)的座位，如有司機(jī)駕駛時(shí)，以后排右側(cè)為首位，左側(cè)次之，中間座位再次之，副駕駛位置最后。如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側(cè)為首位，后排右側(cè)次之，左側(cè)再次之，而后排中間座為末席。主人夫婦駕車(chē)時(shí)，則主人夫婦坐前座，客人坐后座，男士要服務(wù)于自己的愛(ài)人，宜開(kāi)車(chē)門(mén)讓愛(ài)人先上車(chē)，然后自己再上車(chē)。主人親自駕車(chē)，坐客只有一人，應(yīng)坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車(chē)后，在后面坐的客人應(yīng)該坐前座，此項(xiàng)禮節(jié)最易疏忽。中巴轎車(chē)以司機(jī)座后第一排即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側(cè)往左側(cè)遞減。上車(chē)時(shí)，后排位低者先上車(chē)，前排尊者后上。下車(chē)時(shí)前排客人先下，后排客人再下車(chē)。主席臺(tái)座次。主席臺(tái)必須排座次、放名簽，以便領(lǐng)導(dǎo)同志對(duì)號(hào)入座，避免上臺(tái)之后互相謙讓。主席臺(tái)座次排列，單位和地方不一樣，單位慣例是，有兩個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，兩個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)居中，其他領(lǐng)導(dǎo)按先左后右順序排列，有一個(gè)主要領(lǐng)導(dǎo)時(shí),主要領(lǐng)導(dǎo)居中，其他領(lǐng)導(dǎo)按先左后右順序排列。幾個(gè)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同時(shí)上主席臺(tái)，通常按機(jī)關(guān)排列次序排列。對(duì)邀請(qǐng)的上級(jí)單位或兄弟單位的來(lái)賓，也不一定非得按職務(wù)高低來(lái)排，通常掌握的原則是：上級(jí)單位或同級(jí)單位的來(lái)賓，其實(shí)際職務(wù)略低于主人一方領(lǐng)導(dǎo)的，可安排在主席臺(tái)適當(dāng)位置就座。這樣，既體現(xiàn)出對(duì)客人的尊重，又使主客都感到較為得體。領(lǐng)導(dǎo)同志到會(huì)場(chǎng)后，要安排在休息室稍候，再逐一核實(shí)，并告之上臺(tái)后所坐方位。如主席臺(tái)人數(shù)很多，還應(yīng)準(zhǔn)備座位圖。如有臨時(shí)變化，應(yīng)及時(shí)調(diào)整座次、名簽，防止主席臺(tái)上出現(xiàn)名簽差錯(cuò)或領(lǐng)導(dǎo)空缺。還要注意認(rèn)真填寫(xiě)名簽，謹(jǐn)防錯(cuò)別字出現(xiàn)。合影座次與主席臺(tái)座次相同。宴請(qǐng)客人，一般主陪在面對(duì)房門(mén)的位置，副陪在主陪的對(duì)面，1號(hào)客人在主陪的右手，2號(hào)客人在主陪的左手，3號(hào)客人在副主陪的右手，4號(hào)客人在副主陪的左手，其他可以隨意。以上主陪的位置是按普通宴席掌握，如果場(chǎng)景有特殊因素，應(yīng)視情而定。很多情況下，是按北京座法的排位，即主要客人坐主陪的位置，也就是通常說(shuō)的上座。

（二）引導(dǎo)禮儀。注意姿勢(shì)，正確引導(dǎo)。一般請(qǐng)客人走在右邊，主陪人員要和客人并排走，不能落在后面；其他陪同人員走在客人和主陪人員身后。在走廊里，一般來(lái)講內(nèi)側(cè)高于外側(cè)，前方高于后方。右側(cè)就是內(nèi)側(cè)，墻就是內(nèi)側(cè)。接待人員應(yīng)在客人二三步之前，配合步調(diào)，讓客人走在內(nèi)側(cè)。當(dāng)引導(dǎo)客人上樓時(shí)，應(yīng)該讓客人走在前面，接待人員走在后面；若是下樓時(shí)，應(yīng)該由接待人員走在前面，客人則在后面。主要是上下樓梯時(shí)，客人如果跌倒，接待人員能立即扶住。但如果客人是女同志，同時(shí)穿的是短裙，則要反過(guò)來(lái)，也就是說(shuō)上樓時(shí)她走在后面，下樓時(shí)她走在前面。如果客人不認(rèn)路，前進(jìn)方向不明確的話，陪同者應(yīng)走在客人左前方幾步。轉(zhuǎn)彎、上樓梯時(shí)要回頭以手示意，有禮貌地說(shuō)“這邊請(qǐng)氣進(jìn)房間門(mén)時(shí)，如門(mén)往外開(kāi)，請(qǐng)客人先進(jìn)；如門(mén)往里開(kāi)，接待人員要先進(jìn)去按住門(mén)，然后再請(qǐng)客人進(jìn)來(lái)。引導(dǎo)客人乘坐電梯時(shí)，接待人員先進(jìn)入電梯，等客人進(jìn)入后關(guān)閉電梯門(mén)，到達(dá)時(shí)，接待人員按“開(kāi)”的鈕，讓客人先走出電梯。原因是安全和方便。當(dāng)客人走入客廳，接待人員用手指示，請(qǐng)客人坐下，看到客人坐下后，才能行點(diǎn)頭禮后離開(kāi)。如客人錯(cuò)坐下座，應(yīng)請(qǐng)客人改坐上座（一般靠近門(mén)的一方為下座）。

（三）奉茶禮儀。一些地方習(xí)慣以茶水招待客人，倒茶有許多規(guī)矩，遞茶也有許多講究。有一點(diǎn)要引起注意：接待人員要全程在現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)。茶壺茶杯要干凈，不能用剩茶或舊茶待客,用什么茶葉事先可征求。注意茶蓋要口朝上，倒茶不要太滿(mǎn)，太滿(mǎn)的話，稍微晃動(dòng)茶水就濺出來(lái)了，不論是濺到地上、桌子上，還是濺到手上、身上，尤其是濺到客人手上、身上，都比較尷尬。一般倒茶倒杯子的五分之四左右，有的同志講，五分之四不好把握，那就倒到離茶杯口還有一指左右的距離就可以了（用餐時(shí)大玻璃杯要留二指左右距離）。敬茶要先客后主。客人較多按級(jí)別或老幼依次敬上。具體步驟是：先把茶盤(pán)放在茶幾上，從客人右側(cè)遞過(guò)茶杯，右手遞上，手指不要搭在茶杯上,也不要讓茶杯撞到客人手上。茶點(diǎn)裝上托盤(pán)里再送到客人面前或旁邊的茶幾上或桌子上。茶水飲料最好放在客人的右前方，如果有點(diǎn)心、糖果之類(lèi)則最好放在客人左前方。

（四）座談禮儀。商談問(wèn)題要緊扣主題，圍繞會(huì)談的目的進(jìn)行，不要只談自己的事情或自己關(guān)心的事情。其次要注意自己的態(tài)度和語(yǔ)氣，要尊重他人，不要惡語(yǔ)傷人，不要強(qiáng)詞奪理。再次要認(rèn)真傾聽(tīng)。切記談話“四不準(zhǔn)”：不打斷對(duì)方、不補(bǔ)充對(duì)方、不糾正對(duì)方、不質(zhì)疑對(duì)方。交流時(shí)要細(xì)語(yǔ)柔聲，善于跟交談對(duì)象互動(dòng)一一互動(dòng)就是形成良性的反饋，同時(shí)要注意尊重對(duì)方，別把聰明全放在臉上。

（五）祝酒禮儀。敬酒也就是祝酒禮儀，是指在正式宴會(huì)上，由主人向來(lái)賓提議，提出某個(gè)事由而飲酒。在飲酒時(shí)，通常要講一些祝愿、祝福類(lèi)的話，甚至主人和主賓要發(fā)表一篇專(zhuān)門(mén)的祝酒詞。祝酒詞內(nèi)容越短越好。敬酒可以隨時(shí)在飲酒的過(guò)程中進(jìn)行。如果致正式祝酒詞，就應(yīng)在特定的時(shí)間進(jìn)行，不能因此影響來(lái)賓的用餐。祝酒詞適合在賓主入座后、用餐前開(kāi)始。在飲酒特別是祝酒、敬酒時(shí)進(jìn)行干杯，需要有人率先提議，一般是主人或者主賓提議干杯時(shí)，應(yīng)起身站立，右手端起酒杯，或者用右手拿起酒杯后，再以左手托扶杯底，面帶微笑，目視自己的祝酒對(duì)象，嘴里同時(shí)說(shuō)著祝福的話。有人提議干杯后，要手拿酒杯起身站立。即使是滴酒不沾，也要拿起杯子做做樣子。將酒杯舉到眼睛高度，說(shuō)完“干杯”后，將酒一飲而盡或喝適量。然后，還要手拿酒杯與提議者對(duì)視一下，這個(gè)過(guò)程就算結(jié)束。如果因?yàn)樯盍?xí)慣或健康等原因不適合飲酒，也可以以飲料、茶水代替。作為敬酒人，應(yīng)充分體諒對(duì)方，在對(duì)方用飲料代替時(shí)，不要非讓對(duì)方喝酒不可，也不應(yīng)該好奇地“打破砂鍋問(wèn)到底”。現(xiàn)在規(guī)定，請(qǐng)客如果灌酒造成事故，是要負(fù)一定責(zé)任的。

（六）送禮禮儀。首先了解受禮對(duì)象的習(xí)慣和個(gè)性，他是什么身份，有什么愛(ài)好，有哪些習(xí)慣和忌諱。禮品的價(jià)格標(biāo)簽一定要撕下。避免將同樣的禮物同時(shí)送給相識(shí)的兩個(gè)人，那樣會(huì)讓人覺(jué)得你在搞“批發(fā)”。一般初次見(jiàn)面時(shí)要送沒(méi)有什么價(jià)值的小紀(jì)念品。交往中送禮能提升對(duì)方的好感。工作完成之后送禮，會(huì)讓客人印象更深，是加深友誼期待合作延續(xù)的方法。一般要親自交給別人，如果禮物過(guò)大，可以請(qǐng)其他人幫助遞交，但是自己也要積極參與進(jìn)來(lái)，并向?qū)Ψ秸f(shuō)明一下？如果人多要注意先長(zhǎng)輩后晩輩，先女士后男士，先上級(jí)后下級(jí)。禮品比較新穎的話有必要說(shuō)明具體用途、用法，好讓對(duì)方對(duì)你送的禮物更加了解，介紹禮品寓意的時(shí)候也要多講幾句吉祥話。

（七）送別禮儀。客人起身告辭時(shí)想想還有沒(méi)有重要事宜沒(méi)說(shuō)的，如果客人已經(jīng)說(shuō)要走，也要留一會(huì)，不要來(lái)訪者一說(shuō)走，就馬上站起相送或起身相留，這都有逐客嫌疑。等他人起身后自己才可起身。把來(lái)訪者送到門(mén)口的時(shí)候，應(yīng)該站在門(mén)口目送一段時(shí)間，等他人身影消失后再返回。等客人走時(shí)要輕輕關(guān)門(mén)，“砰”地關(guān)門(mén)會(huì)讓人聽(tīng)起來(lái)不禮貌。

接待工作，是社會(huì)交往中最基本的形式和重要環(huán)節(jié)，是表達(dá)主人情誼、體現(xiàn)禮貌素養(yǎng)的重要方面。同時(shí)也是工作藝術(shù)性的體現(xiàn)，只有在日常接待工作中不斷地磨練才能不斷提高接待工作水平，進(jìn)入熟能生巧的境界。