本文作者：小鄭杰西卡

話說(shuō)，今天這篇厲害了，是我花了15年才寫(xiě)成的！

如下干貨內(nèi)容太多，煩請(qǐng)大家泡杯茶或咖啡，坐定下來(lái)仔細(xì)看、好好做筆記、收藏下來(lái)經(jīng)常復(fù)習(xí)哦~

• 什么是Plain English；
• 「Please do this.」寫(xiě)得對(duì)不對(duì)？
• 5大基本原則和常見(jiàn)錯(cuò)誤。

簡(jiǎn)明英語(yǔ)

之前說(shuō)過(guò)，我的職業(yè)生涯從一家著名的法國(guó)公司開(kāi)始，一切都是Free Style、包括寫(xiě)英語(yǔ)郵件。

因?yàn)榕氯顺靶ξ矣⒄Z(yǔ)不夠好，每次我都挖空心思、竭盡所能尋找花哨的單詞和詞組。所以，我的郵件都是下面 這樣類(lèi)型的：

• Please be advised…
• I should be grateful if…
• I will utilize…
• Prior to…

還得意得不的了！

直到去年年底，我在Edx自學(xué)「如何有效溝通」的時(shí)候，看到來(lái)自「哈佛商業(yè)評(píng)論 」的表 ，頓時(shí)顛覆三觀！

又臭又長(zhǎng)的都是錯(cuò)的； 短小精悍的日常英語(yǔ)才是對(duì)的！ 原來(lái)我寫(xiě)了15年英語(yǔ)郵件，卻突然發(fā)現(xiàn)自己統(tǒng)統(tǒng)寫(xiě)錯(cuò)了！！！！！

因?yàn)椋瑢?xiě)郵件的目的是為了有效溝通，清晰、傳達(dá)有效信息給收件人并給出指令，無(wú)論中文郵件、英文郵件還是火星文郵件，都一樣。

所以，我們應(yīng)該使用簡(jiǎn)明英語(yǔ)（Plain English），強(qiáng)調(diào)簡(jiǎn)潔、清楚、避免使用過(guò)于復(fù)雜的詞匯，讓人看了就秒懂。這樣寫(xiě)起來(lái)快、讀起來(lái)快、理解起來(lái)更快！

也就是說(shuō)，英語(yǔ)郵件寫(xiě)得好不好，和英語(yǔ)是不是你母語(yǔ)、你的英語(yǔ)能力如何完全沒(méi)！關(guān)！系！

顛覆三觀了有沒(méi)有？

接下來(lái)，請(qǐng)看五大常見(jiàn)錯(cuò)誤和實(shí)操指南。大家有則改之，無(wú)則加勉，共同進(jìn)步哈！

5大錯(cuò)誤

1) 用詞花哨

告訴我，你是不是和我一樣，為了顯示自己的英語(yǔ)能力，每次寫(xiě)郵件都盡量挑花里胡哨的詞，顯得自己很懂的樣子？比如：

• 用utilize，不用use；
• 用terminate，不用stop；
• 用attempt，不用try。

畢竟，我也是過(guò)了英語(yǔ)6級(jí)的人呢，這種「use」、「stop」和「try」太簡(jiǎn)陋！

哎，大錯(cuò)特錯(cuò)了15年！

英語(yǔ)郵件第一原則：用日常詞匯。

正如Plain English堅(jiān)定的倡導(dǎo)者巴菲特所說(shuō)：

• 「Write to inform not to impress.」

也就是說(shuō)，我們寫(xiě)作的目的是為了告知（Inform），而不是為了炫耀自己英文多厲害！

使用那些華麗的詞匯不僅很難看懂（要查字典才行！），而且讓你的郵件顯得很做作，反而增加了溝通成本。

所以，英語(yǔ)幾級(jí)沒(méi)關(guān)系，英語(yǔ)詞匯量不夠也沒(méi)關(guān)系，在商業(yè)世界里，普通的Everyday English足夠用了。請(qǐng)看下面更多例子，右邊的日常詞匯才是正確的打開(kāi)方式。 concerning→ about consequently→ so alternatively→ or attempt→ try

總結(jié)：

寫(xiě)郵件是為了溝通，不是為了炫技。

Do: 使用簡(jiǎn)單通俗的Everyday詞匯；

Don’t: 不要用復(fù)雜、華麗的詞。

2) 句子很長(zhǎng)

告訴我，你是不是和我一樣，喜歡在郵件里用長(zhǎng)詞組，顯得句子很豐富的樣子？比如：

• 用on daily basis，不用daily；
• 用at the present time，不用now；
• 用on behalf of，不用for.

你是不是還喜歡用復(fù)雜的長(zhǎng)句，顯得自己邏輯很厲害的樣子？比如：

• for xxx , for example…, which… and … therefore… when…

畢竟我們考英語(yǔ)時(shí)閱讀分析是重中之重！

哎，大錯(cuò)特錯(cuò)了15年！

英語(yǔ)郵件第二原則：能短則短

因?yàn)殚L(zhǎng)句子、長(zhǎng)詞組很啰嗦，而且沒(méi)必要的冗長(zhǎng)讓人讀起來(lái)很累。舉幾個(gè)例子，才是正確的打開(kāi)方式：

in conjunction with

with

despite the fact that

although

Thank you for your courtesy and cooperation

Thank you

同樣，每一句話也不能太長(zhǎng)，控制在15-20個(gè)單詞，只有1-2個(gè)主要想法就可以斷句了。千萬(wàn)不要一句話里說(shuō)很多前因后果、前世今生、左右舉例，這樣你寫(xiě)得很累，讀的人更累！

總結(jié)：

短小精悍才是王道！

Do: 使用簡(jiǎn)單的單詞和句子；

Don’t: 少用不必要的長(zhǎng)詞組，少用結(jié)構(gòu)復(fù)雜的長(zhǎng)句子。

3）缺少有力的動(dòng)詞

告訴我，你是不是和我一樣，喜歡在郵件里用各種被動(dòng)時(shí)態(tài)，以及「to have」 「to be」這種有的沒(méi)的的動(dòng)詞？

哎，大錯(cuò)特錯(cuò)了15年！

英語(yǔ)郵件第三原則：用有力的動(dòng)詞，多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)。

和中文一樣，在英語(yǔ)里，動(dòng)詞是整句的靈魂！所以，在商業(yè)世界中，用清晰、有力的動(dòng)詞，會(huì)讓整句話立刻生動(dòng)起來(lái)，有一種躍然紙上的感覺(jué)。比如： I will have a discussion with you. I will discuss with you.

明顯后者更有力量，有一種馬上就要行動(dòng)起來(lái)的迫切感。

同樣道理，我們也應(yīng)該多用主動(dòng)語(yǔ)態(tài)，讓整句話更生動(dòng)。比如： It will be done. We will do it.

不僅如此，用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)更啰嗦冗長(zhǎng)，而且容易造成歧義：到底誰(shuí)來(lái)做這件事，你，我，他，還是我們？

舉幾個(gè)例子，舉幾個(gè)例子，才是正確的打開(kāi)方式：

We made an application…

We applied…

We will provide appropriate information to XXX

We will inform XXX

The implementation of the method has been done by a team.

A team has implemented the method.

當(dāng)然，有些情況下確實(shí)需要用被動(dòng)式，那就特別情況特別處理，一般情況下，超過(guò)9成的句子都應(yīng)該用主動(dòng)式。

總結(jié)：

動(dòng)詞是一句話的靈魂。動(dòng)詞用得好，郵件一定差不了！

Do: 使用簡(jiǎn)潔有力的動(dòng)詞和主動(dòng)語(yǔ)態(tài)

Don’t: 少用被動(dòng)語(yǔ)態(tài)，不用Weak的動(dòng)詞

4）看不懂的行業(yè)術(shù)語(yǔ)

告訴我，你是不是和我一樣，在郵件里充滿了術(shù)語(yǔ)和縮寫(xiě)，顯得自己很Insider的樣子！比如：

• Let’s touch base tomorrow；
• Drill down XXX；
• Does it move the needle?

哎，大錯(cuò)特錯(cuò)了15年！

英語(yǔ)郵件第四原則：不用Jargon

Jargon，指在特定人群中才能懂的行話。比如財(cái)務(wù)領(lǐng)域有專(zhuān)門(mén)的Jargon，Marketing也有專(zhuān)門(mén)的Jargon，有很多大公司更有不成文的Jargon字典（比如著名P打頭的日化巨頭）。

還有一些Jargon來(lái)自體育項(xiàng)目，被很多男性高層Pick，就逐漸流行開(kāi)來(lái)，比如Touch base，就是由棒球術(shù)語(yǔ)而來(lái)。

這種行話在跨部門(mén)溝通或者寫(xiě)給外部供應(yīng)商或者客戶(hù)時(shí)，對(duì)方根本Get不到。所以，除非你120%確定收件人能懂你的行話，否則盡量不要用。

總結(jié)：

不要用行話！

Do: 使用正常的英語(yǔ)；

Don’t: 少用小范圍特定人群才懂的行業(yè)術(shù)語(yǔ)。

5）虛頭巴腦假正經(jīng)

告訴我，你是不是和我一樣，喜歡在文章結(jié)尾寫(xiě)一大串，顯得自己很有禮貌的樣子！比如：

• I should be grateful if…；
• Your response is highly appreciated；
• at your earliest convenience.

哎，大錯(cuò)特錯(cuò)了15年！

英語(yǔ)郵件第五原則：該明確指示就明確指示

工作不是談情說(shuō)愛(ài)，不是請(qǐng)客吃飯，更不是和人討價(jià)還價(jià)，也不是等人convenient了再回，而應(yīng)該直接下指令說(shuō)：

Please send it to me;

as soon as possible.

如果你明確需要對(duì)方行動(dòng)，可以連「Please」都省去。因?yàn)槟慵恿恕窹lease」，其實(shí)是留了余地給對(duì)方可以不Action的。

當(dāng)然，每個(gè)公司風(fēng)格不同，有的公司更禮貌保守（比如我司），大家還是要根據(jù)公司的風(fēng)格來(lái)自行調(diào)整。

總結(jié)：

寫(xiě)郵件不是請(qǐng)客吃飯！

Do: 明確發(fā)出指示；

Don’t: 虛頭巴腦不必要的客氣。

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總結(jié)：

最后，我用巴菲特的一句話做總結(jié)：

「To succeed, I don’t need to be Shakespeare; I must, though, have a sincere desire to inform. 」

意思就是莎士比亞這樣的文采沒(méi)有毛用，我需要的是真誠(chéng)地告知信息。

其實(shí)，不光寫(xiě)郵件，開(kāi)會(huì)、培訓(xùn)等也是一個(gè)道理，要用清晰、直白、簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言把事情說(shuō)清楚，永遠(yuǎn)要想的是：我怎么才能更有效的Inform我的觀眾？這大概也就是為什么我的澳洲同事表?yè)P(yáng)我的原因。

總結(jié)如下，小鄭做了個(gè)知識(shí)卡片方便大家存儲(chǔ)下來(lái)。我也附上了上一篇如何寫(xiě)Email的知識(shí)卡片，兩個(gè)對(duì)照起來(lái)一起用，保證你寫(xiě)郵件能力大增，到時(shí)升職加薪記得給小鄭留言哦。也記得分享給你身邊需要的小伙伴們哦～

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小鄭的話：

我們學(xué)英語(yǔ)時(shí)，經(jīng)過(guò)四、六級(jí)甚至托福、GRE和GMAT的洗禮，就喜歡用復(fù)雜、生僻的詞匯炫耀自己，卻從來(lái)沒(méi)有人教過(guò)我們：在商業(yè)世界里，簡(jiǎn)單就是王道！

但是，I don’t know what I don’t know，導(dǎo)致了我生生寫(xiě)錯(cuò)15年的英語(yǔ)郵件。我常常在想，如果剛上班時(shí)有人能教我這些，我將會(huì)少走多少?gòu)澛钒　Ｋ裕瑖I心瀝血寫(xiě)了這篇分享給大家。

其實(shí)，你會(huì)發(fā)現(xiàn)很多歪果同事寫(xiě)的郵件也很不堪，我們千萬(wàn)不要為了迎合Ta們而拉低自己的標(biāo)準(zhǔn)。每天進(jìn)步一點(diǎn)，才是正確的工作方式。我在文末附上一些有用的鏈接給大家，有興趣的可以繼續(xù)研究。

以上是我個(gè)人的一些總結(jié)，我也在每天學(xué)習(xí)進(jìn)步ing。加上文章篇幅有限，我只能先寫(xiě)那么多，歡迎大家留言補(bǔ)充。

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以上圖片來(lái)自網(wǎng)絡(luò)，侵刪

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【關(guān)于小鄭】

我是愛(ài)折騰的小鄭，復(fù)旦畢業(yè)，在歐萊雅、Dior、嬌韻詩(shī)等跨國(guó)公司工作15年 ，先后在中國(guó)、美國(guó)和澳洲工作；上過(guò)雜志封面，做過(guò) DJ，辭職開(kāi)過(guò)舞蹈學(xué)校，是一枚無(wú)婚無(wú)娃無(wú)房的斜杠中年。

我沒(méi)有團(tuán)隊(duì)，白天上班，晚上碼字；愛(ài)寫(xiě)買(mǎi)買(mǎi)買(mǎi)、職場(chǎng)打怪獸秘笈和東西文化差異，半個(gè)人已經(jīng)堅(jiān)持了一年多啦。我沒(méi)啥優(yōu)點(diǎn)，就是有點(diǎn)努力