文 | 余姐全文共1716字，閱讀時(shí)長(zhǎng)約3分鐘，今天小編就來(lái)聊一聊關(guān)于想做文員應(yīng)該做什么工作?接下來(lái)我們就一起去研究一下吧!

想做文員應(yīng)該做什么工作

文 | 余姐

全文共1716字，閱讀時(shí)長(zhǎng)約3分鐘

做HR這么多年，一個(gè)直觀的感受是：

很多職業(yè)，就像錢(qián)鐘書(shū)先生眼中的婚姻一樣，圍城外的總想進(jìn)去，而在圍城里的，又總想要出來(lái)。

就拿文員這個(gè)崗位來(lái)說(shuō)，已經(jīng)從事這個(gè)職業(yè)的，經(jīng)常會(huì)覺(jué)得在公司里毫無(wú)地位，工資低，上升空間有限，很多人會(huì)希望能夠轉(zhuǎn)行；

而很多應(yīng)屆畢業(yè)生或者正在找工作的職場(chǎng)新人，卻覺(jué)得自己最大的夢(mèng)想，就是找到一份壓力不大，能夠有正常節(jié)假日和雙休的文員類(lèi)工作。

所以，也經(jīng)常會(huì)被問(wèn)到，作為一名沒(méi)有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)的新手小白，應(yīng)該要學(xué)會(huì)哪些東西，才能夠有更大機(jī)會(huì)應(yīng)聘上文員崗位？

這里就來(lái)集中解答一下這個(gè)問(wèn)題。

01

文員這個(gè)崗位最核心的要求，性格大于能力

文員崗位雖然在很多業(yè)務(wù)人員的眼中，特別輕松，但實(shí)際上，文員的工作壓力，只不過(guò)是跟業(yè)績(jī)壓力完全不同的另一種壓力而已。

這個(gè)崗位最大的特點(diǎn)是，事情特別多，也特別瑣碎。

而且，幾乎所有的人，領(lǐng)導(dǎo)也好，同事也罷，遇上大大小小的事，有些甚至是私事，他們都理直氣壯地覺(jué)得，這就是助理、文員的工作職責(zé)，會(huì)毫無(wú)愧疚感地把活丟給你。

比如，某個(gè)員工要參加職業(yè)資格考試，他可能要求部門(mén)助理幫他打印考試大綱、復(fù)習(xí)資料；

比如，領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)要求你每天負(fù)責(zé)幫他訂午餐，還要把午餐送到他辦公室才算完成任務(wù)，等等。

因此，文員這個(gè)看起來(lái)好像誰(shuí)都能勝任的工作，實(shí)際上做招聘的HR都知道，是最難招聘的崗位之一。能做好文員的，至少在性格上，具備兩種看起來(lái)有些矛盾的特質(zhì)：

第一，耐心溫和、熱情大方。不說(shuō)能做到人見(jiàn)人愛(ài)，至少部門(mén)內(nèi)外人緣要還不錯(cuò)，別人還沒(méi)急自己先急了，這樣的人肯定做不好文員；

第二，有原則，懂拒絕。文員看起來(lái)好像不起眼，但很多時(shí)候，她們其實(shí)掌握著領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)的很多信息，跟領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系一般來(lái)說(shuō)也會(huì)比較近，這就常常會(huì)導(dǎo)致很多人想套近乎、鉆空子，打聽(tīng)不該知道的消息、讓文員幫忙做超出工作職責(zé)范圍的工作等。

一個(gè)優(yōu)秀的文員，就需要做到既耐心溫和、樂(lè)于助人，同時(shí)也有原則底線，樹(shù)立清晰的邊界感。

02

文員的必備職業(yè)技能

1、office辦公軟件技能

文員、文員，顧名思義，是需要每天跟文字和表格打交道的工作：

幫領(lǐng)導(dǎo)撰寫(xiě)或者修改一個(gè)演講稿、做一個(gè)匯報(bào)PPT，整理匯總部門(mén)的業(yè)績(jī)數(shù)據(jù)等等。

這就決定了，word、excel和PPT這些office辦公軟件，是文員必須掌握的職業(yè)技能。

另一方面，這些辦公軟件技能掌握得越熟練，越知道很多隱藏技巧，也就能夠更加高效。

2、復(fù)印、打印、投影儀的使用及基本故障處理

公司里復(fù)印機(jī)、打印機(jī)的使用方法，投影儀的安裝調(diào)試，包括智能電視的使用，不會(huì)的人是大大超出我們的想象的。

不會(huì)怎么辦？找文員、助理來(lái)做，或者找文員、助理來(lái)教自己做，是很多人的本能反應(yīng)。

除此之外，文員在準(zhǔn)備會(huì)議、復(fù)印打印資料時(shí)，也是最多用到這些功能的人。

因此，這些經(jīng)常置放在公共辦公區(qū)域的辦公設(shè)備的使用方法、基本故障的處理，也是文員們需要掌握的基本職業(yè)技能。

03

?文員的必備專(zhuān)業(yè)知識(shí)

1、基本的文字功底和寫(xiě)作常識(shí)

起草一個(gè)發(fā)言稿、發(fā)布一個(gè)通知、寫(xiě)一個(gè)邀請(qǐng)函等等，這些基本的公文寫(xiě)作基本要素和規(guī)范、基本的文法要求，如果沒(méi)掌握，很容易就會(huì)被廣泛的受眾找出錯(cuò)誤來(lái)。

這也很容易成為別人認(rèn)為我們業(yè)務(wù)不精的明證。因此，基本的文字功底和寫(xiě)作常識(shí)，是區(qū)分一個(gè)優(yōu)秀、高素質(zhì)文員和普通文員的重要標(biāo)志。

除了文字功底和寫(xiě)作常識(shí)之外，如果還同時(shí)掌握了以下這一點(diǎn)，那基本上，就可以在求職過(guò)程中，秒殺一眾競(jìng)爭(zhēng)者，拿下很多不錯(cuò)的文員類(lèi)offer。

那這個(gè)知識(shí)和技能是什么呢？

2、本行業(yè)內(nèi)的專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)及基本常識(shí)

文員的工作是跟著業(yè)務(wù)走的，做會(huì)議紀(jì)要也是很多文員的工作內(nèi)容之一。

別的同事在討論問(wèn)題時(shí)，行業(yè)術(shù)語(yǔ)和縮略詞一個(gè)個(gè)往外蹦，如果作為文員，我們是一個(gè)完全的外行，那很有可能，連會(huì)議紀(jì)要這項(xiàng)工作任務(wù)就做不好；

但如果我們熟悉和了解自己所應(yīng)聘公司所屬行業(yè)，情況就大不相同了。

不過(guò)，在文員這個(gè)群體里，愿意花時(shí)間和精力去了解艱澀的行業(yè)術(shù)語(yǔ)和縮略詞的寥寥無(wú)幾，我們自己只需要多花一點(diǎn)時(shí)間，去掌握想要應(yīng)聘的行業(yè)專(zhuān)業(yè)術(shù)語(yǔ)、縮略詞和基本常識(shí)，就是一個(gè)特別明顯又巨大的職業(yè)優(yōu)勢(shì)，能夠讓我們快速獲得一份還不錯(cuò)的文員工作。

我是余姐，10多年上市公司HR，專(zhuān)注分享求職面試、職業(yè)發(fā)展實(shí)用干貨。關(guān)注@游刃職場(chǎng)有余姐，一起成長(zhǎng)為更具選擇權(quán)的職場(chǎng)人。