導(dǎo)讀部分企業(yè)采用的是員工要求才會(huì)發(fā)放工資條的制度，所以每個(gè)月的發(fā)薪日，HR都會(huì)收到比往常更多的信息，索要工資條。今天就來學(xué)學(xué)如何1分鐘利用郵件合并功能分發(fā)工資條....

部分企業(yè)采用的是員工要求才會(huì)發(fā)放工資條的制度，所以每個(gè)月的發(fā)薪日，HR都會(huì)收到比往常更多的信息，索要工資條。今天就來學(xué)學(xué)如何1分鐘利用郵件合并功能分發(fā)工資條。

微信關(guān)注公眾號(hào)【HR人力大本營】了解更多精彩資訊

郵件合并是WORD的一個(gè)很實(shí)用的功能。此功能可以利用WORD設(shè)計(jì)固定的格式，取特定的數(shù)據(jù)源（實(shí)際是數(shù)據(jù)庫文件），按每條數(shù)據(jù)生成一份固定格式的WORD文件，例如工資條53個(gè)人，利用郵件合并功能可以自動(dòng)生成53個(gè)含對(duì)應(yīng)信息的53個(gè)WORD文件。同時(shí)結(jié)合OUTLOOK就可以實(shí)現(xiàn)將工資單的每條記錄（當(dāng)然是按人了）發(fā)到對(duì)應(yīng)人的電子郵箱，這樣既簡(jiǎn)單，保密性又好，可以解除很多朋友此類問題的煩惱。（經(jīng)常在論壇上看到，工資條如何加密啊，如何只讓每個(gè)人看到自己的信息等等.......實(shí)際上EXCEL不管如何加密，大家都有破解的強(qiáng)大動(dòng)力，利用EXCEL加密功能處理此類問題可以說是不可取的.)

敲黑板，下邊是重點(diǎn)，請(qǐng)認(rèn)真做筆記：

step 1、啟動(dòng)WORD，新建文件，設(shè)計(jì)工資條通知的格式

例子是超精簡(jiǎn)的，大家看得明白就可以了：

您09年3月工資明細(xì)如下：

姓名：

應(yīng)發(fā)：

實(shí)發(fā)：

step 2、打開數(shù)據(jù)源，如果找不到此菜單，就在WORD的菜單【工具---信函與郵件】勾選“顯示郵件合并工具欄”

step 3、把工資條信息鏈接到WORD里

（1）打開數(shù)據(jù)源

點(diǎn)擊“打開數(shù)據(jù)源”， 找到存放工資表EXCEL文件所在的文件夾，選取此文件，和工資表對(duì)應(yīng)的表頁，然后 “ 打開 ”；這樣就建立了WORD的數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)鏈接關(guān)系了；

（2）將工資的明細(xì)信息插入到對(duì)應(yīng)的位置

點(diǎn)擊“插入域” 分別選取 姓名、應(yīng)發(fā) 、實(shí)發(fā) 插入到對(duì)應(yīng)位置，效果如下：

您09年3月工資如下表：

姓名：?姓名?

應(yīng)發(fā)：?應(yīng)發(fā)?

實(shí)發(fā)：?實(shí)發(fā)?

或者是這種效果：一種是查看合并數(shù)據(jù)，如上表效果，是書名號(hào)括著字段，?姓名?；或者是按條查看信息，就是顯示字段的值：如：姓名：姓名1；

您09年3月工資如下表：

姓名：姓名1

應(yīng)發(fā)：111

實(shí)發(fā)：111

這時(shí)，可以看到標(biāo)題欄看到WORD總共取了多少條記錄，可以檢查下，看取得數(shù)據(jù)源有沒有問題。

這樣數(shù)據(jù)鏈接就取好了，可以通過上面的條目框框，向前查，向后查，也可以查看某條具體的信息了。

step 4、發(fā)送郵件，點(diǎn)擊“合并到電子郵件”

會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話框，填入收件人，選取EXCEL文件的郵箱地址（示例里是空的，實(shí)際運(yùn)用時(shí)時(shí)需要先填好的），然后加上郵件標(biāo)題，默認(rèn)的全部記錄，點(diǎn)發(fā)送，所有的記錄就會(huì)按照郵箱地址分別發(fā)到各人的郵箱里了。

好了，這樣就完成了。由于此功能是只發(fā)送了各人自己的信息，就不存在泄密問題了，實(shí)際操作可以說是很簡(jiǎn)單的。

特別注意：

WORD取值的小數(shù)位問題（借用purpledragoon的）：

（1）一般做工資條使用EXCEL的數(shù)據(jù)來源，匯總金額有時(shí)數(shù)值不整除，這時(shí)可用右鍵點(diǎn)擊【數(shù)據(jù)】

（2）選擇“切換域代碼”顯示：{ MERGEFIELD "工資" }，

（3）增加格式設(shè)置“ #0.00” 變更結(jié)果：{ MERGEFIELD "工資"#0.00 } （說明：小數(shù)值為兩位）

（4）再次右鍵選擇“切換域代碼”返回?cái)?shù)據(jù)顯示，（說明：這時(shí)數(shù)據(jù)還沒有變化）

（5）點(diǎn)郵件合并工具欄上下記錄鍵變更一下，數(shù)據(jù)就根據(jù)設(shè)定改變了！