導讀郵件EMAIL?在正式寫一封工作郵件之前，有3點需要注意。檢查使用郵箱是否為企業郵箱（QQ郵箱等會給人不專業/不被重視的感覺）思考這封郵件是不是真的需要發（....

郵件

EMAIL

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在正式寫一封工作郵件之前，有3點需要注意。

• 檢查使用郵箱是否為企業郵箱（QQ郵箱等會給人不專業/不被重視的感覺）
• 思考這封郵件是不是真的需要發（郵件比起直接溝通/線上工具，效率上會低一些）
• 郵件有沒有公司內部的標準模板&正規流程（如果有的話請按要求走郵件，不要自己添加包含主觀意識的部分）

確認完這3點以后，可以打開界面開始編輯郵件。

Photo by Ivan Samkov from Pexels

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01

收件、抄送和密送人

• 收件人——需要在看了郵件之后采取行動。
• 抄送人——需要知情。
• 密送人——需要知情，但別人看不見他收到郵件。

一般情況下，涉及跨部門的郵件，需要共同完成任務的是收件人，同時，應該把郵件抄送給各自部門的leader，讓對方保持知情。

這樣做可以避免日后可能會出現的問題，一點經驗之談，并不絕對。

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02

分清新建/回復/回復全部

正確使用“回復全部”功能，如果你的回復不是對所有人都有價值，只回復發件人就可以了。

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03

郵件標題

有公司標準的標題模板，就按標準的格式命名。

沒有的話，清晰的說明郵件主題，用關鍵詞總結出主要信息。

舉例：XX項目-XX數據

需要盡快回復/推進的郵件可以在標題打備注。

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04

郵件正文

• 問候

開頭（Dear/XX您好），結尾（感謝/致歉）

• 內容

有條理有分段，用序號突出每條信息是最好的，重點部分可以加粗/劃線/標顏色。

不要有錯別字、病句。

工作郵件不寫論文/自己的感受（匯報除外），

說清工作需要/內容即可。

正文中一定要包含的部分是發郵件的目的（給出明確的行動指令）。

例如：回復郵件確認/資料轉交/匯報/推進下一步/請知悉。

Photo by Ivan Samkov from Pexels

• 附件

一定不要忘記添加附件。發送前請多次檢查。

附件要修改名字，命名以便于保存為優。

舉例：XX日期XX項目XX材料。

• 電子簽名

有能力的話最好制作個人的電子簽名圖片。

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