excel表格制作的基本步驟（制作Excel表格前需要什么準(zhǔn)備工作）

發(fā)布時(shí)間：2024-01-24閱讀(18)

導(dǎo)讀很多人認(rèn)為表格設(shè)計(jì)沒(méi)有什么“技術(shù)活”，只需要將標(biāo)題和數(shù)據(jù)羅列出來(lái)。其實(shí)，這種觀點(diǎn)是不正確的，要想設(shè)計(jì)出專(zhuān)業(yè)的表格，必須要考慮制作這個(gè)表格的背景、目的，表格需....

很多人認(rèn)為表格設(shè)計(jì)沒(méi)有什么“技術(shù)活”，只需要將標(biāo)題和數(shù)據(jù)羅列出來(lái)。

其實(shí)，這種觀點(diǎn)是不正確的，要想設(shè)計(jì)出專(zhuān)業(yè)的表格，必須要考慮制作這個(gè)表格的背景、目的，表格需要包括哪些字段及要達(dá)到什么樣的效果等。

只有這樣，設(shè)計(jì)出來(lái)的表格才能滿足各種需要。

01 明確制表目的

在制作表格時(shí)要先明確制表目的，也就是通過(guò)表格需要達(dá)到什么樣的目的。

例如，領(lǐng)導(dǎo)要求對(duì)全年的招聘成果進(jìn)行分析，分別按照預(yù)計(jì)招聘人數(shù)、實(shí)際招聘人數(shù)和招聘完成率來(lái)匯總每月的招聘成果，并且對(duì)全年招聘的完成情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。

這時(shí)就需要建立一份招聘數(shù)據(jù)源表，其核心字段包括招聘月份、招聘崗位、預(yù)計(jì)招聘人數(shù)，以及實(shí)際招聘人數(shù)等，如下圖所示。

excel表格制作的基本步驟（制作Excel表格前需要什么準(zhǔn)備工作）(1)

數(shù)據(jù)源表格建立后，就可以得到領(lǐng)導(dǎo)想要的統(tǒng)計(jì)效果，對(duì)全年度招聘完成情況進(jìn)行了統(tǒng)計(jì)，并且使用圖表對(duì)全年招聘任務(wù)完成情況進(jìn)行了分析，效果如下圖所示。

excel表格制作的基本步驟（制作Excel表格前需要什么準(zhǔn)備工作）(2)

02 設(shè)定表格字段

字段是對(duì)一列數(shù)據(jù)的統(tǒng)稱(chēng)，是 Excel 表格的框架。

因此，字段的設(shè)定對(duì)于表格設(shè)計(jì)非常重要。要想設(shè)計(jì)出專(zhuān)業(yè)的表格，一般需要遵循 3 個(gè)步驟來(lái)設(shè)定表格字段，如下圖所示。

excel表格制作的基本步驟（制作Excel表格前需要什么準(zhǔn)備工作）(3)

字段分析

很多人設(shè)計(jì)表格時(shí)，都不知道表格中應(yīng)包含哪些字段才最合理。

其實(shí)，大部分字段是根據(jù)制表目的而得來(lái)的。

例如，某 HR 要統(tǒng)計(jì)各部門(mén)員工的年休假天數(shù)，從中可以得出：各部門(mén) = 部門(mén)、員工 = 姓名、年休假天數(shù) = 應(yīng)休天數(shù)。

因此，這張數(shù)據(jù)源表格中至少應(yīng)該包含部門(mén)、姓名、應(yīng)休天數(shù) 3 個(gè)字段。

字段拓展

3個(gè)字段并不能撐起一張表格，所以需要進(jìn)一步挖掘這些基礎(chǔ)字段背后隱藏的其他字段。

一般地，如果表格中要列出員工姓名和部門(mén)，那么員工編號(hào)是必不可少的，而且要統(tǒng)計(jì)年休假天數(shù)，就必須知道年休假天數(shù)是根據(jù)工作工齡來(lái)確定的，而工作工齡（指員工以工資收入為生活資料的全部或主要來(lái)源的工作時(shí)間，包括本企業(yè)工齡在內(nèi)）是根據(jù)參加工作時(shí)間的長(zhǎng)短來(lái)確定的，由此又可以得出，員工編號(hào)、工作工齡和參加工作時(shí)間 3 個(gè)字段。

字段順序調(diào)整

做任何事情都要有一個(gè)基本的順序，表格也一樣。

如果表格中的行列安排不符合順序，那么看起來(lái)會(huì)非常別扭，沒(méi)有邏輯。

因此，在確定好表格中的字段后，還需要對(duì)表格字段進(jìn)行排序，這樣就能得到字段完整且排列正確的數(shù)據(jù)源表格了，效果如下圖所示。

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