導(dǎo)讀現(xiàn)在，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都喜歡妙手著文章的“快槍手”，卻很少有人能騰出時間、精力教新人如何把握公文格式的問題，所以能夠自學(xué)成才的，都是有心人。因公文涉及規(guī)范眾多，指望....

現(xiàn)在，機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)都喜歡妙手著文章的“快槍手”，卻很少有人能騰出時間、精力教新人如何把握公文格式的問題，所以能夠自學(xué)成才的，都是有心人。因公文涉及規(guī)范眾多，指望寫一篇文章就可以完全實(shí)現(xiàn)公文速成是絕對不現(xiàn)實(shí)的。本文僅著重就常見的問題進(jìn)行探討，目的在于新人少走彎路，老人溫故知新。

01

公文標(biāo)題字體

公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)是二號小標(biāo)宋體，副標(biāo)題用三號楷體，一般不用加粗。許多人愛用小標(biāo)宋簡體、宋體、仿宋體、華文中宋、黑體，用小二號、一號，這都是不對的。

02

標(biāo)題位置、格式

紅頭文件（即黨政機(jī)關(guān)使用的帶發(fā)文機(jī)關(guān)名稱的文件俗稱，文件頭一般為紅色）的標(biāo)題編排于紅色分隔線下空一行或者兩行位置，非紅頭文件的標(biāo)題編排于頁面第一行即可。

標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、事由和文種組成。（發(fā)文機(jī)關(guān)單獨(dú)一行）

標(biāo)題分一行或多行居中排布；回行時，做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當(dāng)。多行標(biāo)題排列使用正梯形、倒梯形或者菱形，不采用上下長度一樣的長方形和上下長、中間短的沙漏形。

如果是呈報領(lǐng)導(dǎo)審閱批示的非正式發(fā)文紙質(zhì)件，一般無報批頁且領(lǐng)導(dǎo)又可能有大段批示，此類可以在標(biāo)題前多空幾行，多多留白，以供領(lǐng)導(dǎo)批示。

公文如果有副標(biāo)題，副標(biāo)題應(yīng)當(dāng)隨破折號另起一行；另外，標(biāo)題中不應(yīng)出現(xiàn)書名號和引號（轉(zhuǎn)發(fā)通知除外）。（如下圖）

03

正文的有關(guān)要求

正文是公文的主體。公文首頁必須顯示正文，正文用三號仿宋體字，編排在主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。這里著重強(qiáng)調(diào)下仿宋體字盡量用“仿宋_GB2312”(即國標(biāo)仿宋)，不要用”仿宋”，因微軟自xp系統(tǒng)之后開發(fā)的win7、win8、win10系統(tǒng)的“仿宋”字體，將此類文檔拷貝到xp系統(tǒng)，仿宋字體就變成了黑體。

文中結(jié)構(gòu)層次序數(shù)依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”標(biāo)注，不能逆向，這里尤其要注意一后面是頓號，1后面是點(diǎn)（實(shí)心的圓點(diǎn)），（一）和（1）后面無任何標(biāo)點(diǎn)符號。特殊情況下可以做適當(dāng)調(diào)整，一般第一層用三號黑體字，第二層用三號楷體字，第三層和第四層用三號仿宋字體標(biāo)注（多指小標(biāo)題的字體）。這里，常見錯誤是濫用頓號，“（一）、”“1、”“（1）、”都是不對的。

正文涉及數(shù)字、年份的，一律不得拆行。

有多級小標(biāo)題的法規(guī)性公文，第一層次編、章的序號及其標(biāo)題（如“第一章總則”）用三號小標(biāo)宋體居中排印，上下方各空一行；第二層次（如“第一條”）用三號黑體字排印，后空一字接排正文（具體可參考“得道”會員資料庫的15種常用公文范例）。

單獨(dú)的小標(biāo)題，末尾不標(biāo)注標(biāo)點(diǎn)符號；小標(biāo)題之后接著帶正文的，末尾用句號。

04

附件的要求

在正文下空一行左空二字編排“附件”二字，后標(biāo)全角冒號和附件名稱（即一個附件的格式是附件：×××）。如果有多個附件，使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號（如“附件：1. ×××”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號。附件名稱較長需回行時，與上一行附件名稱的首字對齊。寫成“附件1：”、“附件：1、”“附件一：”等都是不對的；另外附件回行采用自然段格式也是不對的。

附件說明之后，才是發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期，順序不得顛倒。（如下圖）

附件應(yīng)當(dāng)另起一面編排，不得與正文同面，但與公文正文一起裝訂。“附件”二字及附件順序號用三號黑體字頂格編排，編排在左上角第一行，附件標(biāo)題居中編排在第三行，附件順序號和附件標(biāo)題應(yīng)當(dāng)與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。（如下圖）

05

發(fā)文機(jī)關(guān)和成文日期

發(fā)文機(jī)關(guān)署名應(yīng)署發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。如“中華人民共和國國家發(fā)展和改革委員會”的規(guī)范化簡稱為“國家發(fā)展改革委”。

成文日期應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字將年、月、日標(biāo)全，如“2015年12月30日”，而非“二零一五年十二月三十日”。

06

聯(lián)系人和聯(lián)系方式

機(jī)關(guān)上報請示、發(fā)通知或公函，往往會留具體聯(lián)系人和聯(lián)系方式，宜放在“發(fā)文單位、成文日期”下方空一行，居中排列，并用括號，聯(lián)系人與電話之間用逗號隔開。（如下圖）

07

關(guān)于文種

按照現(xiàn)行的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》，公文種類有15種（以往的規(guī)定是13種已作廢），分別是決議、決定、命令（令）、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、議案、函、紀(jì)要。文種具體用途和范例詳見老筆頭公眾號第二篇原創(chuàng)文章，在此不再贅述。

總結(jié)、要點(diǎn)、方案、計(jì)劃、安排、規(guī)劃、建議和答復(fù)，都不屬于正式的公文文種，但實(shí)際工作仍需經(jīng)常用到。大家要注意以上兩者的區(qū)別。

著重談一下最容易混淆的是報告和請示。報告主要適用于向同級人民代表大會及其常務(wù)委員會、上級機(jī)關(guān)匯報工作、反映情況、回復(fù)詢問。請示主要適用于向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)。報告是陳述某一情況，請上級閱知。請示是提出請求事項(xiàng)，請上級予以答復(fù)。報告的受文主體沒有答復(fù)義務(wù)，請示的受文主體則有答復(fù)義務(wù)。

請示應(yīng)當(dāng)一文一事，不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項(xiàng)。絕對不存在《關(guān)于××××××的請示報告》，這是錯誤的，屬于文種混用（具體可參考老筆頭“得道”會員資料庫的15種常用公文范例）。

再談一下通報和函。通報適用于表彰先進(jìn)、批評錯誤、傳達(dá)重要精神和告知重要情況，通俗的說好事、壞事都可以通報，并不是通常理解的通報只用于批評；函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題、請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)，絕對不允許給上級機(jī)關(guān)發(fā)函，給上級機(jī)關(guān)要么是報告，要么是請示。

08

關(guān)于公文的諸多細(xì)節(jié)問題

俗話說“細(xì)節(jié)決定成敗”，細(xì)節(jié)對公文而言同樣如此。

（一）公文起草。公文起草應(yīng)當(dāng)做到：

1.符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)，完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖，并同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接。

2.一切從實(shí)際出發(fā)，分析問題實(shí)事求是，所提政策措施和辦法切實(shí)可行。

3.內(nèi)容簡潔，主題突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，表述準(zhǔn)確，文字精練。

4.文種正確，格式規(guī)范。

5.深入調(diào)查研究，充分進(jìn)行論證，廣泛聽取意見。

6.公文涉及其他地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)，起草單位必須征求相關(guān)地區(qū)或者部門意見，力求達(dá)成一致。

7.機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)主持、指導(dǎo)重要公文起草工作。

（二）公文審核。公文文稿簽發(fā)前，應(yīng)當(dāng)由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行審核。審核的重點(diǎn)是：

1.行文理由是否充分，行文依據(jù)是否準(zhǔn)確。

2.內(nèi)容是否符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規(guī)；是否完整準(zhǔn)確體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)意圖；是否同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實(shí)可行。

3.涉及有關(guān)地區(qū)或者部門職權(quán)范圍內(nèi)的事項(xiàng)是否經(jīng)過充分協(xié)商并達(dá)成一致意見。

4.文種是否正確，格式是否規(guī)范；人名、地名、時間、數(shù)字、段落順序、引文等是否準(zhǔn)確；文字、數(shù)字、計(jì)量單位和標(biāo)點(diǎn)符號等用法是否規(guī)范。

5.其他內(nèi)容是否符合公文起草的有關(guān)要求。

需要發(fā)文機(jī)關(guān)審議的重要公文文稿，審議前由發(fā)文機(jī)關(guān)辦公廳（室）進(jìn)行初核。經(jīng)審核不宜發(fā)文的公文文稿，應(yīng)當(dāng)退回起草單位并說明理由；符合發(fā)文條件但內(nèi)容需作進(jìn)一步研究和修改的，由起草單位修改后重新報送。

（三）簽發(fā)。公文應(yīng)當(dāng)經(jīng)本機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人審批簽發(fā)。重要公文和上行文由機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。黨委、政府的辦公廳（室）根據(jù)黨委、政府授權(quán)制發(fā)的公文，由受權(quán)機(jī)關(guān)主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)或者按照有關(guān)規(guī)定簽發(fā)。簽發(fā)人簽發(fā)公文，應(yīng)當(dāng)簽署意見、姓名和完整日期；圈閱或者簽名的，視為同意。聯(lián)合發(fā)文由所有聯(lián)署機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人會簽。

上行文應(yīng)當(dāng)標(biāo)注簽發(fā)人姓名，格式由“簽發(fā)人”三字加全角冒號加和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用三號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用三號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)排列順序從左至右，從上到下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

（四）發(fā)文字號。用三號仿宋字體，年份、發(fā)文順序號用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；年份標(biāo)注公元紀(jì)年全稱，用六角括號標(biāo)明；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯?dāng)?shù)字后加“號”字。發(fā)文機(jī)關(guān)代字應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、規(guī)范、無歧義、易識別，并固定使用。如“青政辦發(fā)〔2015〕3號”，而不是〈〉等括號。

平行文、下行文的發(fā)文字號編排在發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志下空兩行位置，居中排布；上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。（三、四的相關(guān)描述如下圖，三種情況）

（五）公文用紙。采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，以前是政府機(jī)關(guān)用A4紙，黨的機(jī)關(guān)用16K紙，目前已黨政統(tǒng)一。

（六）數(shù)字和英文。標(biāo)題、正文中所有阿拉伯?dāng)?shù)字與英文，建議采用Times New Roman字體，用仿宋字體也可。現(xiàn)代社會生活中出現(xiàn)的事物、現(xiàn)象、事件，名稱的書寫形式中包含阿拉伯?dāng)?shù)字，已經(jīng)廣泛使用而穩(wěn)定下來，應(yīng)采用阿拉伯?dāng)?shù)字。如：“7?5”事件、“12?5”槍擊案。但是，漢語中長期使用已經(jīng)穩(wěn)定下來的包含漢字?jǐn)?shù)字形式的詞語，應(yīng)采用漢字?jǐn)?shù)字，如：五四運(yùn)動、“一?二八”事變、“一二?九”運(yùn)動。如果要突出莊重典雅的表達(dá)效果，應(yīng)使用漢字?jǐn)?shù)字。如十一屆全國人大一次會議，不應(yīng)寫為“11屆全國人大1次會議”；十八屆四中全會，不應(yīng)寫為“18屆4中全會”。對于法律文書引用法條，如“《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第四十條”，不應(yīng)寫成“《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》第40條”。

（七）書名號。書名號的形式有雙書名號“《》”和單書名號“〈〉”兩種。當(dāng)書名號中還需要書名號時，里面一層用單書名號，外面一層用雙書名號。例如，歡迎訂閱《〈中華人民共和國行政處罰法〉學(xué)習(xí)讀本》。最容易出現(xiàn)的錯誤，是用尖括號或數(shù)學(xué)中的“大于號”或“小于號”代替單書名號，如《＜中華人民共和國行政處罰法＞學(xué)習(xí)讀本》。

（八）連接號。連接號的形式有短橫線“-”、一字線“——”和浪紋線“～”三種。標(biāo)示相關(guān)項(xiàng)目（如時間、地域等）的起止，一般用一字線，有時也可用浪紋線。實(shí)踐中常見錯誤是用短橫線代替一字線，如《×××××五年改革綱要（2014-2018）》，正確表述應(yīng)該是《×××××五年改革綱要（2014——2018）》。

（九）頁面設(shè)置。一般要求為每頁22行，每行28個字。公文左邊界28毫米，右邊界26毫米，天頭（上邊界）37毫米，地腳（下邊界）35毫米。

（十）頁碼。正式公文的頁碼用四號半角宋體阿拉伯?dāng)?shù)字，數(shù)字左右各放一條一字線。編排在公文版心下邊緣之下，單頁碼居右，雙頁碼居左。公文附件與正文一起裝訂時，頁碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排。（如下圖）對于非正式公文的頁碼設(shè)置，大家可以隨意，但也基本位于頁面最下方，以居中、靠右為多。

（十一）常見錯字。如“檢查和檢察”、“截至”和“截止”、“制定”和“制訂”、“做”和“作”等。

寫作本身就是一門大學(xué)問，公文寫作枯燥，卻有許多講究；文字工作沒有捷徑，要下苦功夫，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，努力鉆研，總結(jié)積累。老筆頭作為公文領(lǐng)域首批原創(chuàng)公眾號，“得道”會員作為上線最早、內(nèi)容最全的綜合公文品牌，目前推送的300多篇文章、上傳的500萬字范文，目的也是盡力實(shí)現(xiàn)介紹思維方法與提供精品范文的統(tǒng)一，從而使大家既有方向也有標(biāo)桿，更快地提升脫穎而出的文字能力。